Cómo organizar el merchandising de un evento corporativo en 30 días

El problema: 30 días es justo (pero suficiente)

En condiciones normales recomendamos 90 días de antelación para merch corporativo de evento. Pero la realidad es que el 60% de los pedidos llegan con 4 semanas o menos. Esta guía te dice qué hacer en cada semana de esos 30 días para llegar a tiempo.

Semana 1 (días 1-7): decisiones críticas

Día 1-2: define lo no negociable

• Cantidad final (con margen 15%)
• Presupuesto unitario máximo
• Producto exacto o lista de 2-3 opciones
• Logo en formato vectorial (.SVG, .PDF, .AI) listo

Si no tienes vectorial → contrata vectorización urgente: 40-80€, 24h.

Día 3-4: cotiza con 2-3 proveedores

• Mismo brief literal para los 3
• Plazo declarado + plazo "para garantizar fecha X"
• Setup incluido o no
• Transporte incluido o no
• IVA aclarado

Día 5-7: decide y cierra cotización

• Documento firmado por escrito (no email casual)
• Confirma dirección de entrega (¡no la del evento si el evento es en domingo o sábado!)
• Asegura método de pago disponible

Semana 2 (días 8-14): producción

Día 8-10: aprueba mockup

• Pide mockup digital con tu logo aplicado
• Verifica: posición correcta, tamaño, colores Pantone si aplica
• Aprueba por escrito

Día 11-14: en producción

• El proveedor confirma "EN PRODUCCIÓN"
• Pide tracking número de OF (orden fabricación) si te lo dan
• No cambies nada en este punto. Cualquier cambio reinicia el plazo.

Semana 3 (días 15-21): zona crítica

Día 15-17: producción completa

• El proveedor debe confirmar producción terminada
• Solicita foto del lote producido (control de calidad antes de envío)

Día 18-21: salida y transporte

• Solicita tracking de transporte con número de seguimiento
• Compañía típica: Seur, MRW, Correos Express, GLS
• Plazo entrega España península: 2-4 días

Semana 4 (días 22-28): contingencia

Día 22-24: recepción y conteo

• Recibe en dirección verificada (no la del evento si es muy ajustado)
• Cuenta físicamente todas las unidades
• Inspección de calidad en muestra de 5-10

Día 25-28: distribución preparada

• Cajas etiquetadas por día/zona/responsable
• Quién entrega qué a quién en el evento
• Plan logístico: cómo llega del almacén a la sala el día D

Días 29-30: el evento

• Llegada del merch al venue
• Distribución según plan
• Foto profesional del merch en uso (case study + redes)

Plazos que NO se pueden recortar

Técnica	Plazo absoluto mínimo (urgencia)
Serigrafía 1 color	5 días laborables + transporte
DTF 1 posición	4 días laborables + transporte
Bordado	7 días laborables + transporte
Sublimación	5 días laborables + transporte
Tampografía bolígrafos	4 días + transporte

Plazo de transporte España península: 2-4 días. Sumar siempre.

Errores más comunes en 30 días

1. Aprobar mockup con cambios pendientes. Cualquier "y de paso cambia X" reinicia plazo.
2. No verificar formato del logo antes de cotizar. Si llega JPG y necesitan vectorial, perdiste 2-3 días.
3. No confirmar dirección de entrega disponible. Almacén cerrado el día de entrega = pedido se queda en delegación.
4. Pedir cantidad sin margen. Si pides 200 exactos y llega 195, mal. Pide 230.
5. No tener plan B. Si el proveedor falla, ¿qué? Producto alternativo en oficina, comunicación a asistentes, etc.

Plan B cuando todo se tuerce

• Stock secundario: tener 30-50 unidades de un producto base (boli o lanyard) siempre en oficina
• Proveedor backup: cotización aprobada con otro proveedor para activar en 24h si el principal falla
• Comunicación al asistente: si el merch llega después del evento, email post-evento con sorpresa

Pedir cotización exprés (5-10 días)

En merchandising.hubstartidea.es/catalogo busca el filtro "Eventos exprés" — productos con plazo garantizado en 7 días. O escríbenos: pedidos@startidea.es con asunto "URGENCIA evento" y respondemos en 2h con opciones.